La DSN est une déclaration en ligne et tous les mois qui transmet les informations concernant chacun de vos salariés.

Elle est produite à partir du logiciel de paie.

Vous y remplissez les 2 types d'informations suivantes :

• Données concernant la paie du salarié
• Événements concernant les périodes d'activité du salarié : arrêt de travail, maladie, maternité, paternité, fin de contrat, etc.

Remplir et envoyer la DSN a les 2 fonctions suivantes :

• Calculer et payer toutes vos cotisations sociales
• Informer automatiquement tous les organismes sociaux des données concernant vos salariés (leurs rémunérations, leurs activités, etc.). Il s'agit des organismes suivants : Pôle emploi, Assurance maladie (CPAM), Urssaf, Agirc-Arrco, organismes complémentaires de santé.

Toutes les entreprises du secteur privé qui emploient des salariés doivent remplir une DSN.

La DSN remplace les déclarations suivantes :

• DADS-U
• DOETH
• DMMO
• DTS avec le BVM (bordereau de versement mensuel)

Les éléments qui figuraient dans ces déclarations sont désormais dans la DSN.

Exceptions : quels employeurs doivent encore remplir la DADS-U ?

Certains employeurs doivent encore remplir une déclaration annuelle des données sociales unifiée (DADS-U). 

Il s'agit des employeurs suivants :

• Ceux qui emploient des populations hors périmètre DSN. Exemples : pigistes, intermittents du spectacle, expatriés, dockers, fonctionnaires en détachement auprès d'un établissement privé.
• Ceux qui ne peuvent pas transmettre les données des organismes complémentaires (OC) dans la DSN

Vous devez transmettre la DSN 1 fois par mois. Il s'agit de la "DSN périodique".

Pour un événement du type "arrêt de travail" et "fin de contrat", vous devez envoyer une DSN dans les 5 jours suivants. Il s'agit d'une "DSN signalement d'événement".

Qui fait la déclaration ?

Vous pouvez :

• Soit l'effectuer vous-même
• Soit la confier à un expert-comptable ou à votre service des ressources humaines
• Soit la réaliser vous-même certaines déclarations et confier les autres à un expert-comptable

Comment ?

Tableau de bord

Après la déclaration, vous devez consulter votre tableau de bord pour voir les réponses des organismes sociaux.

Les organismes sociaux vous envoient des récépissés de conformité, des récapitulatifs d'anomalies et des attestations que vous pouvez télécharger, puis enregistrer et imprimer.

Suivi DSN et compte-rendu d'anomalies

L'Urssaf a mis en place un outil appelé « Suivi DSN » qui vous envoie un compte-rendu des anomalies recensées sur votre déclaration. Vous pouvez ainsi rapidement les corriger en suivant les conseils que l'Urssaf vous indique.

Ces comptes-rendus sont appelés CRM (compte-rendu métier). Ils regroupent les anomalies de votre déclaration en contrôlant les incohérences.

Vous pouvez consulter le guide d'utilisation de ce service :guide suivi DSN de l'Urssaf.

Attestation d'employeur rematérialisée (AER)

Pôle emploi génère une attestation d'employeur rematérialisée (AER) qui récapitule les informations sur vos salariés.

Vous devez télécharger l'AER, l'imprimer, la signer et la remettre au salarié concerné.

Quel logiciel de paie choisir ?

Vous devez posséder un logiciel de paie compatible DSN.

Ce logiciel permet de « traduire » les données figurant sur le bulletin de paie en données DSN.

Si vous n'avez pas de logiciel de paie, vous pouvez choisir l'un des services suivants :

• Titre emploi service entreprise (TESE) pour les entreprises relevant du régime général de la Sécurité sociale, ou le Tesa pour les entreprises du secteur agricole

• Izilio BTP pour les entreprises du BTP
• Izilio guichet professionnel pour les entreprises du spectacle vivant, de l'audiovisuel et du cinéma
• Chèque emploi associatif (CEA) pour les associations à but non lucratif ou les fondations, de moins de 20 salariés
• Impact emploi association, pour certaines associations (sportive, artistique, animation, familles rurales) comptant moins de 10 ETP

Vous pouvez appeler les conseillers de l'Assurance maladie pour vous aider sur les cotisations, les taux, les événements de vie de vos salariés, etc.

L'Assurance maladie met à disposition un guide pour gérer les arrêts de travail de vos salariés dans la DSN (maladie, paternité, maternité, adoption).

Non transmission de DSN

Si vous ne transmettez pas la DSN, vous risquez une pénalité de 18,33 € par salarié.

Retard de transmission de DSN

Si vous ne transmettez pas la DSN dans les délais obligatoires, vous risquez une pénalité de 55 € par salarié et par mois de retard (ou par fraction de mois de retard).

La pénalité est calculée en fonction de l'effectif inscrit lors de la dernière DSN transmise.

Si le retard est inférieur ou égal à 5 jours, la pénalité ne peut pas dépasser 5 499 € par entreprise et par an.

Vous pouvez faire annuler vos pénalités de retard

Vous pouvez demander l'annulation de vos pénalités de retard si vous respectez les 4 conditions suivantes :

• Vous n'avez pas commis d'infraction au cours des 24 derniers mois
• Le montant de vos pénalités est inférieur à 3 666 €
• Vous avez réglé toutes vos cotisations
• Vous avez transmis la DSN

Oubli de déclaration d'un salarié

Si vous oubliez de déclarer l'un de vos salarié, vous risquez une pénalité de 55 € par salarié et par mois ou par fraction de mois de retard.

Elle est calculée en fonction de l'effectif inscrit lors de la dernière DSN transmise.

Pour éviter la pénalité, vous avez droit à 30 jours après la transmission de la déclaration pour régulariser.

Inexactitude dans les déclarations

• Si vous déclarez de fausses rémunérations, vous risquez une pénalité de 36,66 € par salarié.
• Si vous transmettez de fausses informations sur vos salariés, vous risquez une pénalité égale à 12,10 €.

Pour éviter la pénalité, vous avez droit à 30 jours après la transmission de la déclaration pour régulariser.

Salariés du régime général

Les dates de paiement des cotisations sociales (appelé versement des cotisations en DSN) varient selon les 2 critères suivants :

• Effectif annuel moyen de l'entreprise (au 31 décembre de l'année précédente)
• Date de paiement des salaires

Salariés du régime agricole

Les dates de paiement des cotisations sociales (appelé versement en DSN) varient selon les 2 critères suivants :

• Effectif annuel moyen de l'entreprise ou de l'exploitation agricole (au 31 décembre de l'année précédente)
• Date de paiement des salaires